Na gestão tributária, o pagamento de impostos nem sempre é simples ou definitivo. Muitas vezes, as empresas precisam ajustar valores por conta de novas informações, revisões internas ou exigências dos órgãos fiscais. O recurso de Guias Complementares existe justamente para registrar essas correções e acompanhar situações que surgem após o cálculo inicial.
Como utilizar
- Acesse o estágio de apuração que conta com status “Concluído”.
- Clique no botão “Add Guia Complementar“.
- Preencha os campos obrigatórios como:
→ Valor de quitação (no mínimo 1) – Use o botão “+” para adicionar formas de quitação. (Atualmente não há limite para inclusão de quitações).
→ Guia – Conforme processo padrão de operações devedoras.
→ Área e responsável pelo atraso – Disponível somente se a complementar for inserida com atraso.
Nesses caso, a lógica de inclusão de área e responsável seguirá o fluxo padrão. Caso não haja necessidade de inclusão de responsável, o campo será populado como “N/A”.
Clique em “Gravar“
Ao clicar em gravar o sistema conduzirá o usuário para a próxima etapa (a tela será atualizada e o campo de anexos e aprovadores será exibido para inclusão dos dados que são obrigatórios).
Quando há guias complementares com status “Pendente” o sistema realiza notificação dos itens para os usuários que acessam a tela da apuração indicando que há itens pendentes.
Feita a inclusão dos anexos e aprovadores, o botão de “Gerar capa de processo” ficará disponível para geração da capa de processo que é uma etapa obrigatória para sequência do processo.
Ao realizar o processo de criação, a data realizada acatará a data de conclusão da atividade (capa de aprovação).
Todas as guias complementares que tiveram processamento de capa terão os seus valores inseridos no campo “Valor Total das Guias Complementares” das apurações originais ou retificadoras as quais as complementares pertençam.
O campo também ficará disponível na impressão das capas de processo, ao imprimir via estágio de apuração.
O valor apurado assume o valor da capa original/retificada e o valor total será a soma entre o valor apurado e o valor das guias complementares existentes.
Aprovando capas
Cada controle complementar deverá gerar, por padrão, um fluxo de aprovação, refletindo o exato valor gerado na complementação e deverá exibir um identificador nominal “Complementar” no campo “Resultado da Operação”:
Além disso, cada guia possui um farol de cor azul-marinho que servirá como filtro, semelhante ao funcionamento dos demais faróis. Para aprovar as capas será necessário clicar no farol e seguir com fluxo de aprovação.
Não será possível aprovar em massa capas complementares uma vez que o fluxo de complementar não segue os parâmetros registrados no cadastro dos estágios.
Reprovação de capas complementares
Para reprovar guias complementares basta clicar no botão “Reprovar”.
A reprovação será possível sempre que a capa complementar estiver ainda aguardando aprovação. Itens concluídos não poderão ser reprovados.
Quando ocorrer a reprovação, a complementar reprovada voltará para o responsável e será possível realizar os ajustes necessários para um novo envio.
Cada reprovação manterá um registro na aba da guia complementar reprovada, indicando os movimentos de liberações e reprovações ocorridos durante a execução do processo. Além disso, como a reprovação anula os valores inseridos na apuração, haverá também um registro no histórico de alterações da apuração à qual a guia complementar pertence, indicando a subtração do valor correspondente à guia complementar reprovada.
As guias reprovadas serão automaticamente removidas do estágio de pagamento e da apuração.
Ao aprovar ou reprovar guias complementares, o sistema exibirá log correspondente, dentro da capa de processo.
Anulação de guias
As guias que, por algum motivo foram inseridas erroneamente, poderão ser reprovadas e/ou anuladas.
A anulação será possível sempre que a guia estiver “Pendente” ou “Aguardando conferente”. Neste caso, se uma guia complementar for reprovada, esta poderá ser anulada.
A apresentação dos itens anulados recebem coloração diferenciada, tomando um tom mais transparente se comparado aos demais itens ativos:
As guias que tiveram capas e que receberam anulação poderão ser exibidas marcando o checkbox “Mostrar Guias Comp. Anuladas”.
Com a exibição será possível consultar os dados, abrir a capa e baixar os anexos inseridos.
Semelhante à reprovação, quando há anulação de itens que tiveram capa gerada, os valores relacionados a guia anulada serão eliminados. Dessa forma, os valores anulados não são contabilizados no totalizados das apurações geradoras das complementações:
O valor anulado é desconsiderado no estágio de pagamento assim como na apuração.
Para cada anulação, o sistema exibirá log de valores subtraídos da apuração:
Exibição de guias inseridas
As guias complementares podem ser exibidas nas telas de consulta de checklist e na consulta de capas de processo.
Para exibição nas telas de checklist, basta clicar no ícone de “” disponível para toda operação que possua guia complementar. Ao clicar, o sistema exibirá todos os complementos que a apuração em questão recebeu (incluindo as anuladas).
A exibição do status acata a ordem de criação das complementares, dessa forma, se a primeira complementar está pendente, o status na apuração exibirá “Pendente”. Caso esteja concluída ou anulada, a exibição considerará a próxima complementar em andamento e assim sucessivamente.
A exibição das capas de processo, estará disponível às consultas as capas disponíveis e/ou utilizando o farol de guias complementares:
Retificação
O sistema permitirá a retificação das apurações originais seguindo o fluxo padrão de retificação, nesses casos se houver guias complementares em andamento (status diferente de concluído ou anulado) o sistema exibirá uma mensagem de alerta indicando,“Há guias complementares em andamento, a retificação anulará os processos, deseja continuar?”
Reabertura de estágio de apuração
A reabertura do estágio de apuração será possível uma vez que a retificação não esteja ativa e caso não existam guias complementares em andamento.
Reabertura com guias em andamento: Em caso de guias existentes com status diferente de concluído ou anulado, o sistema não permitirá a reabertura. O botão de reabrir ficará inativo e uma mensagem será exibida indicando o motivo da inativação ao passar o mouse por cima.
Reabertura com guias concluídas: Ao realizar reaberturas com guias complementares concluídas, o sistema irá manter o valor total (que é a soma da apuração e quitações + as guias complementares concluídas) e manterá as guias inseridas nas complementações para somatório.
Ao realizar reenvio da guia para aprovação, o sistema exibirá pop up indicando o valor real que gerou capa (que em suma corresponde ao valor da apuração sem as complementações).
Reprovações
A reprovação das capas será possível limitado ao status da capa, aguardando conferente/aguardando aprovação.
Não será possível reprovar capas de apuração original caso a apuração possua inclusão de guias complementares.
Estágio de pagamento
Quando gerarmos capas para guias complementares, o sistema reabre o estágio de pagamento, caso esteja concluído. Quando isso ocorrer, será exibida uma mensagem para o usuário que está manipulando a complementar que gerou a reabertura:
Uma vez que houve mudança no valor anteriormente apurado e pago. Com a reabertura, as guias inseridas na apuração, provenientes das complementações, permanecerão exibidas no estágio.
Ao reabrir o estágio o sistema registrará o log de reabertura indicando o motivo da reabertura com data, hora e usuário que provocou a reabertura, ainda que automática:
Ao anular as complementares, as guias e o valor complementar serão removidos do pagamento ainda que concluído, uma vez que é o reflexo real do que consta na apuração.
Será possível a reabertura do pagamento manualmente sempre que a retificação não estiver habilitada