As Regras de Conciliação são instruções textuais que orientam o usuário responsável pela elaboração da capa.
Elas definem como as informações devem ser tratadas durante a conciliação, incluindo:

• Critérios de correspondência entre lançamentos
• Como tratar diferenças identificadas
• Como corrigir inconsistências e registros atípicos

O campo de regras fica disponível na capa de conciliação e pode ser visualizado e editado pelo Elaborador e pelos Aprovadores, de acordo com o status da capa.
Na prática, essas regras funcionam como um “roteiro operacional”, garantindo padronização, transparência e facilidade de auditoria.

Regras de uso

Antes de realizar a carga, verifique se as condições abaixo estão sendo respeitadas:

• Somente usuários com perfil Supervisor ou K-user podem realizar a carga
• As capas associadas às contas devem estar com status Pendente
• O arquivo deve ser carregado sem cabeçalho
• A extensão do arquivo deve ser CSV
• O arquivo não deve conter caracteres especiais que possam comprometer a leitura (exemplo: “;”, “|”, quebras indevidas etc.)
• As contas informadas no arquivo precisam existir no sistema, de acordo com as informações enviadas

O arquivo que será carregado deve conter, obrigatoriamente, as seguintes informações em suas colunas:

• Organização
• Divisão
• Ano
• Mês
• Código da Conta
• Descrição da Regra de Conciliação

Esses campos serão utilizados pelo sistema para localizar a conta correta e aplicar a regra de conciliação na capa correspondente.

Como carregar regras de Conciliação

Para realizar a carga de regras de conciliação, siga o passo a passo:

1. Acesse a tela Consulta do Plano de Contas
Menu: Operações → Plano de Contas → Consulta do Plano de Contas

2. Clique no botão “Cargas de Regras de Conciliação”

3. Na tela de carga, clique em “Escolher arquivos” e selecione o arquivo CSV preparado de acordo com o layout

4. Em seguida, clique em “Enviar” para iniciar o processamento da carga

Observação: o botão de Cargas de Regras de Conciliação só é exibido para usuários com perfil autorizado (Supervisor ou K-user).

Após o envio, o sistema exibirá uma mensagem informando se a carga foi concluída com sucesso. Em caso de falhas, os retornos indicarão o motivo para que os ajustes sejam feitos no arquivo.

Erros ou dificuldades 

Se a carga de regras de conciliação não for concluída, verifique principalmente:

• Layout fora do padrão
  O arquivo pode estar com colunas faltando, em ordem incorreta ou com dados fora do esperado.
  Revise as orientações na seção “Regras de uso” antes de tentar novamente.
• Formato do arquivo
  Apenas arquivos no formato CSV são aceitos.
  Confirme se o arquivo foi salvo corretamente nessa extensão.
• Status das capas
  As regras só serão aplicadas em capas com status “Pendente”.
  Se a capa estiver aprovada, cancelada ou em outro status, a carga não será realizada.

Como consultar e editar

A consulta das regras de conciliação carregadas fica disponível no canto superior esquerdo da tela de carga. A partir dessa visão, você consegue verificar o que já foi aplicado por conta e checklist.

Consultar regras de conciliação

1. Clique em “Consultar Todas as Regras de Conciliação”. As descrições das regras serão exibidas por checklist, mostrando apenas a última incidência registrada para cada conta.

2. Na tela de consulta, é possível buscar os registros por Código da Conta.

3. Você pode editar a regra de conciliação diretamente na tela de consulta. Após editar as informações, clique em “Salvar” e confirme o processo

4. Caso haja caracteres especiais o sistema notificará a respeito da restrição

5. Caso a descrição de uma conta seja muito longa, ela será cortada. Para visualizar a descrição completa, é possível clicar no nome da regra para expandir.

Como Exportar

O sistema permite a exportação de todas as regras de conciliação carregadas. Para realizar a exportação, siga os passos abaixo:

1. Clique na opção Exportar Regras de Conciliação.

2. Preencha os filtros conforme a necessidade.

3. Clique em Exportar Informações para gerar o arquivo.

Consultar histórico de alterações

Para consultar o histórico de alterações das regras de conciliação, acesse a tela de consulta de regras e clique na opção Consultar Histórico de Alterações.

O sistema exibirá um log com as seguintes informações:

• Organização;
• Divisão;
• Ano e Mês;
• Código da Conta;
• Regras de Conciliação (antes e após a alteração);
• Usuário que realizou a mudança;
• Data da Alteração;
• Tipo de Alteração.