As pendências surgem sempre que existe diferença entre o saldo contábil e o saldo extracontábil de uma capa. Aqui você vai entender como essas pendências são registradas e como incluí-las ou ajustá-las para que a capa possa ser liberada.

Se tiver dúvidas sobre o fluxo completo de conciliação, consulte também o tópico “ Como realizar conciliação?”.

Quando o resultado dessa operação for diferente de “0,00”, o sistema ocultará o botão “Liberar para aprovação” e impedirá a liberação até que o usuário inclua a justificativa ou ajuste os valores.

Enquanto existir qualquer diferença, o total geral não ficará zerado e será impossível seguir com a liberação da capa.

Os ajustes podem ser inseridos de duas formas:

• Manual
• Em massa

Inclusão manual de pendencias

A inclusão manual é feita diretamente no campo “Incluir / editar ajustes”
(em algumas versões, chamado de “NOVO EDIT DATA”).

O preenchimento dos valores pendentes varia conforme:

• A natureza da conta (Credora ou Devedora)
• O destino do ajuste (se afeta a área contábil ou a área extracontábil)

Regras por natureza da conta

• Natureza Credora
  • Regra padrão: soma no campo “Crédito” e subtrai no campo “Débito”
  • Exceção: quando o saldo credor estiver positivo, soma no “Débito” e subtrai no “Crédito”
• Natureza Devedora
  • Soma no campo “Débito” e subtrai no campo “Crédito”

Exemplo prático

Se a capa é Credora e há diferença no campo “Extra contábil”:

1. Lance o ajuste seguindo a regra da natureza da conta.
2. Verifique se o valor extracontábil está maior ou menor que o contábil.
3. Defina se o ajuste será para somar ou subtrair a diferença.

A mesma lógica também se aplica aos lançamentos de ajustes no contábil.

O lançamento dos ajustes deve sempre respeitar o sinal da capa. Quando a capa estiver negativa, todos os valores de ajuste, independentemente de serem lançados em Crédito ou Débito, deverão ser informados com sinal negativo, garantindo que o resultado final represente corretamente a posição da conta.

Inclusão em massa de pendências

Para facilitar a rotina e reduzir trabalho manual, as pendências também podem ser incluídas por carga em massa. Isso permite que você registre vários ajustes de uma só vez, com muito mais velocidade e segurança.

Você pode utilizar a carga em massa em dois cenários:

1. Dentro da própria capa de conciliação
   Ideal quando deseja incluir várias pendências para o grupo de contas que originou aquela capa ou para a conta específica da capa em questão.
2. Via carga de pendências para múltiplas capas
   Indicada quando é preciso distribuir diversas pendências entre várias contas e capas ao mesmo tempo, aproveitando todas as contas disponíveis em um mesmo checklist.

Em ambos os casos, as regras de preenchimento na carga em massa seguem a mesma lógica da inclusão manual de pendências (natureza da conta, local do ajuste e respeito ao sinal da capa), garantindo padronização e evitando inconsistências.

1. Inclusão em massa – Dentro da própria capa

Utilize o layout especifico para carregar os dados. O arquivo deve:

• Estar no formato CSV
• Ter o cabeçalho removido antes da carga
  

Relação de campos obrigatórios

• Coluna A – Data de abertura da pendência
  Data em que a pendência é registrada. Pode ser, inclusive, uma data retroativa.
• Coluna B – Breve descrição do ajuste
  Texto que identifique de forma clara o motivo ou tipo de ajuste.
• Colunas D, E, F e G – Débito ou crédito Contábil / Extracontábil
  O preenchimento deve respeitar:
  • O tipo da conta (Credora ou Devedora)
  • O local do ajuste (contábil ou extracontábil)
    Aplicam-se aqui as mesmas regras de natureza e sinal explicadas na inclusão manual.
• Coluna Q – Indicação numérica do status
  • 7 para “Pendente”
  • 6 para “Concluído”

Enquanto a pendência estiver com status Pendente (7), ela continuará sendo trazida nas próximas capas geradas, até que seja efetivamente concluída.

Com o layout preenchido, siga as etapas abaixo para realizar a carga em massa:

1. Salve o arquivo em formato CSV
2. Selecione o arquivo no sistema
   • Lembre-se: o arquivo deve estar sempre em CSV e o cabeçalho deverá ser removido.
3. Escolha o tipo de carga:
   • Incrementar: usado para acrescentar novas informações
   • Substituir: usado para substituir informações de ajustes já lançados
4. Clique em “Importar Arquivo” para concluir a carga.

2. Carga em massa – Múltiplas capas

O sistema permite alimentar pendências e composições para uma ou mais contas, em diferentes divisões, de forma centralizada.
Na prática, isso reduz lançamentos manuais repetitivos e torna o trabalho muito mais rápido e padronizado, sobretudo em empresas com alto volume de divisões, contas e capas.

Com poucos passos, você consegue:

• Distribuir pendências para várias contas de uma única vez
• Atualizar ajustes já lançados
• Trazer pendências de meses anteriores para o layout, evitando digitação manual

Regras de uso

Para que a carga seja processada corretamente, observe as regras abaixo:

• A carga só é permitida em capas com status “Pendente”
• As contas informadas no arquivo devem ter checklist gerado
  • Caso contrário, o sistema registrará o problema nos logs de retorno
• O tipo da carga (conciliação ou composição) deve corresponder ao tipo da capa
• É possível realizar cargas para meses diferentes
• É possível carregar pendências e composições simultaneamente no mesmo arquivo
• O cabeçalho do layout deve ser mantido no arquivo de carga

Requisitos mínimos para realizar a carga

Para utilizar a carga em massa, o usuário deve atender aos requisitos abaixo:

1. Acesse o Checklist Operativo
   Menu: Operações → Operações → Controle do Checklist Capa de Conciliação Contábil – Operativo
   

1. Clique no botão “Carregar ajustes/Composição em massa”
2. Faça o download do layout disponível, preencha com as informações obrigatórias e salve o arquivo.
   
   
   
   • O sistema também permite a extração das pendências de meses anteriores. Assim, você parte de um arquivo pronto, apenas ajustando o que for necessário caso deseje concluir pendencias em aberto.
     
     1- Clique na opção “Extração de Saldo” na tela de carga
     2- Selecione a divisão da qual deseja extrair os saldos
     3- Informe o ano e o mês desejados e confirme a operação
     
     
     
     
3. Na tela de carga, selecione o tipo de ação que deseja utilizar:
   • Incrementar
     Adiciona novas pendências ou composições sem alterar as já existentes
   • Substituir
     Substitui informações de pendências já lançadas
     (necessário informar o ID da pendência no arquivo)
   • Atualizar
     Corresponde ao processo de conclusão da pendencia existente.
4. Clique em “Escolher arquivo” e selecione o documento preenchido

5. Confirme a operação e acompanhe os logs exibidos ao final da carga, onde o sistema apresentará o resultado do processamento de cada linha (sucessos, falhas e motivos);

Liberação automática para aprovação

Além de registrar os ajustes via carga em massa, também é possível seguir com o fluxo de liberação automática da capa para aprovação.

Para isso, basta marcar a opção “Liberar para aprovação automaticamente” na tela de carga.
Se todos os requisitos forem atendidos, a capa será atualizada com os ajustes importados e já seguirá para aprovação no nível do Elaborador.

Requisitos para liberação automática

A liberação automática só ocorrerá quando:

• As evidências estiverem anexadas, nos casos em que houver obrigatoriedade de anexos
• Os saldos contábeis e extracontábeis estiverem sem diferenças ou com diferenças corretamente justificadas por meio de pendências e ajustes registrados no sistema
• O usuário a realizar envio estiver vinculado como responsável elaborador da capa, ou o compartilhamento de capas estiver habilitado.