A elaboração da capa é o ponto de partida para a execução das conciliações ou composições. Todo o processo começa quando você cria e preenche a capa e só termina quando a atividade é aprovada, momento em que o status fica como “Concluído”.
Na prática, você seguirá um fluxo simples:
Primeiro, faça a preparação e coleta de dados, reunindo extratos, relatórios, lançamentos contábeis e demais informações necessárias. Em seguida, parta para a análise e comparação, conferindo se os registros contábeis batem com os documentos externos, como extratos bancários e demonstrativos de terceiros. Depois disso, realize os ajustes e correções, registrando no sistema as diferenças que forem identificadas. Concluída a análise, faça a documentação e geração de relatórios, garantindo que todas as decisões e ajustes fiquem registrados de forma clara para consultas futuras e auditorias. Por fim, envie a atividade para revisão e aprovação, para que o responsável financeiro valide a conciliação e finalize a capa como concluída.
Esse fluxo ajuda a manter as informações organizadas, facilita o trabalho em equipe e fortalece a governança sobre as contas conciliadas.
Execução de conciliações
Com a capa elaborada, você pode seguir para a execução da conciliação. Ao selecionar a operação “Conciliação” na capa, o sistema ativa o campo “Extra contábil”, que permite incluir valores complementares que não estão lançados na contabilidade, mas que precisam ser considerados na análise.
A conciliação é feita com base no saldo final informado no campo “Contábil”. O valor preenchido em “Extra contábil” é subtraído desse saldo contábil e o resultado dessa conta é refletido no campo “Diferenças/Pendências”. Assim, você enxerga de forma imediata se ainda existe algo a justificar, ajustar ou investigar naquela conta.
Use o campo “Extra contábil” para registrar apenas valores que tenham respaldo em documento ou justificativa clara. Isso torna a conciliação mais confiável, reduz questionamentos em auditorias e ajuda você a contar uma história consistente sobre cada saldo conciliado.
O Tipo da capa pode ser ajustado tanto no plano de contas quanto diretamente na própria capa, permitindo que você adeque a forma de trabalho conforme a realidade daquela conta ou conciliação.
Para iniciar o preenchimento dos dados, informe primeiro a Origem, indicando o nome do documento de suporte que está usando como base (por exemplo, extrato, relatório, planilha ou carta de circularização). Em seguida, preencha o Saldo extra contábil inicial e o Saldo extra contábil final, sempre de acordo com os valores apresentados nesse documento de suporte. Após conferir as informações, clique em “Gravar” para salvar os dados e seguir com a conciliação.
No caso das capas de contas referência, os saldos são preenchidos em uma tela específica. Essa tela é acessada ao clicar sobre os campos de saldo (contábil ou extracontábil) ou sobre a própria descrição da conta. Nessa etapa, a inclusão dos saldos pode ser feita de forma consolidada ou de forma detalhada, conta a conta, porém sempre em um único formato por vez, nunca misturando lançamento consolidado com detalhado na mesma capa. Isso garante mais clareza na leitura dos saldos e facilita a análise posterior e as revisões.
Quando a capa estiver configurada como “Consolidada”, o preenchimento deve ser feito no campo “Saldo extra contábil consolidado”. A partir desse valor, o sistema fará automaticamente a operação entre os campos “Saldo contábil consolidado” e “Saldo extra contábil consolidado”. Se houver diferença entre esses saldos, ela será exibida no campo “Diferença consolidada” e, em seguida, refletida na capa, impactando o campo de diferenças/pendências. Dessa forma, você enxerga rapidamente se o saldo consolidado está alinhado com o documento de suporte ou se ainda existe algo a justificar ou ajustar.
Por padrão, a inclusão dos valores, independentemente do tipo de capa, deve sempre respeitar o sinal da conta (positivo ou negativo). Isso garante que o resultado da conciliação represente fielmente a realidade do saldo. Quando você preenche o campo “Extra contábil”, o sistema subtrai esse valor do saldo final informado em “Contábil”. Qualquer diferença encontrada nessa operação é exibida automaticamente em “Diferenças/Pendências”, mostrando de forma clara o que ainda precisa ser analisado, justificado ou ajustado antes de considerar a conciliação concluída.
Quando o resultado dessa operação for igual a 0,00, o sistema entende que não há diferenças pendentes e libera a opção para você enviar a capa para aprovação. Nessa situação, a conciliação está matematicamente fechada.
A única exceção ocorre quando existe parametrização de obrigatoriedade de anexo para aquela conta ou tipo de capa. Nesse caso, mesmo com diferença igual a zero, o sistema só permitirá a liberação para aprovação após o envio do(s) documento(s) de suporte exigido(s). Isso garante que toda conciliação aprovada tenha lastro documental adequado.
Quando a obrigatoriedade de anexo estiver habilitada, o botão “Liberar para aprovação” não será exibido até que o usuário inclua as evidências necessárias na capa. Essa obrigatoriedade é definida com base no risco da conta e é parametrizada a partir do campo “Risco” do plano de contas. Ou seja, sempre que uma conta tiver risco configurado para exigir anexo, o sistema bloqueará o envio para aprovação enquanto não houver documento de suporte vinculado, garantindo maior segurança e rastreabilidade do processo.
Depois de anexar os documentos, a capa poderá ser liberada e seguirá normalmente pelo fluxo de aprovação, passando pelos níveis configurados até chegar ao Aprovador contábil, que é o último nível do fluxo. Caso a capa seja reprovada em qualquer etapa, ela retorna diretamente para o elaborador, que poderá ajustar as informações, complementar evidências e reenviar para nova análise. Essa dinâmica ajuda a manter o controle, distribuir responsabilidades e fortalecer a governança sobre as conciliações.
No vídeo a seguir, você verá na prática como elaborar a capa, incluir saldos, anexar as evidências e liberar a conciliação para aprovação. Assista com atenção: em poucos minutos você entende o fluxo completo na tela e ganha segurança para repetir o processo no seu dia a dia, sem depender de terceiros.