O que é o fluxo simplificado

O recurso Fluxo de Aprovação Simplificado por Tipo de Lançamento permite que o PZM Enterprise aplique, automaticamente, um fluxo de aprovação mais simples e rápido para lançamentos manuais definidos como elegíveis.
Na prática, ele possibilita:

• Definir quais Tipos de Lançamento seguirão o fluxo simplificado.
• Indicar um Grupo de Aprovadores responsável por esses tipos.
• Exigir apenas 1 aprovação para concluir o lançamento, realizada por qualquer membro do grupo (com permissão).
• Enviar notificações por e-mail para dar ciência aos responsáveis (aprovadores e liderança vinculada ao elaborador, conforme parametrização).
• Manter histórico e rastreabilidade das etapas (criação e aprovação).

Como funciona

O Fluxo de Aprovação Simplificado por Tipo de Lançamento opera a partir de uma configuração inicial e passa a atuar automaticamente na rotina de criação, aprovação e registro do lançamento.
Para que o fluxo simplificado funcione, é necessário:

1. Criar um Grupo de Aprovação Simplificada e mantê-lo ativo.
2. Vincular usuários aprovadores a esse grupo (conforme perfis permitidos).
3. Marcar um Tipo de Lançamento como Fluxo Simplificado e vincular o grupo ativo. Após isso, sempre que um lançamento for criado com esse tipo, o sistema aplicará o fluxo automaticamente

Regras de negócio

O fluxo é definido pelo Tipo de Lançamento no momento da criação e envio.

• No fluxo simplificado, o lançamento exige somente 1 aprovação.
• Apenas membros do grupo vinculado (com permissão) podem aprovar lançamentos simplificados.
• O criador do lançamento não aprova o próprio lançamento.
• Alterações posteriores em configurações (tipo/grupo) valem para novos lançamentos e não alteram lançamentos já criados, preservando rastreabilidade.

Configuração para uso

As configurações são realizadas uma única vez para o fluxo funcionar, podendo sofrer ajustes sempre que houver necessidade.

Apenas usuários com permissão ao modulo como supervisor e que pertençam ao grupo de acesso Adm IT podem realizar manipulações

Grupo de Aprovadores

Cadastro e vínculo de grupos de aprovação para definir quem pode aprovar lançamentos simplificados.

Cadastro de Grupo de Aprovadores

Caminho: Configurações → Aprovação simplificada → Grupo de Aprovação Simplificada

Para cadastrar:

1. Acesse a aba de cadastro e clique em Cadastrar.
2. Preencha:
   o Nome
   o Descrição
3. Clique em Salvar.

O grupo será exibido com:

• ID do Grupo
• Status (Ativo/Inativo)
• Indicação se está vinculado a algum tipo de lançamento

Vincular Grupo de Aprovadores x Usuários

Caminho: Configurações → Aprovação simplificada → Agrupamento Usuário x Grupo simplificado
Para vincular:

1. Selecione o grupo no filtro Grupo de Aprovação Simplificada.
2. Mova os usuários desejados da coluna esquerda para a direita (Adicionar).
3. Clique em Salvar.

Serão listados apenas usuários com acesso Coordenador, Supervisor e ADM IT para serem
vinculados em grupos de aprovação

Para remover:

1. Selecione o grupo no filtro.
2. Selecione o usuário, clique em Remover e depois Salvar.

Regras importantes

• Apenas usuários membros do grupo podem aprovar lançamentos simplificados.
• Somente grupos ativos ficam disponíveis para configuração.
• Alterações no grupo valem para novos lançamentos, preservando lançamentos já criados.

Configurar Tipo de Lançamento

Configuração necessária para definir quais Tipos de Lançamento utilizarão o Fluxo Simplificado e qual grupo será responsável.

Caminho: Lançamentos Manuais → Configurações → Tipos de Lançamento → Cadastrar Tipo de Lançamento
Passos:

1. Acesse o cadastro do tipo.
2. Marque como Fluxo Simplificado.
3. Selecione um Grupo de Aprovadores ativo.
4. Salve.

Regras importantes

• Somente grupos ativos podem ser vinculados.
• Se um grupo ou tipo for inativado, a mudança passa a valer para novos lançamentos, mantendo a consistência de lançamentos já existentes.

Operação – Como o fluxo funciona no dia a dia

Criação e envio para aprovação (Operativo)

1. O usuário cria ou carrega o lançamento como de costume.
2. Ao enviar para aprovação:

Se o tipo for simplificado:

• O lançamento é tratado como Fluxo Simplificado.
• O sistema apresenta o grupo responsável pela aprovação.
• Os aprovadores recebem notificação de que há lançamento pendente.

Se não for simplificado:

• O fluxo padrão é mantido.

Aprovação (Aprovador do grupo)

1. Aprovador acessa a fila de pendências.
2. Ao abrir o lançamento:

Se for simplificado:

• O aprovador (membro do grupo) pode aprovar ou reprovar.
• A aprovação é concluída com 1 decisão.

Aprovação em Massa (Fluxo Simplificado)

O aprovador pode selecionar múltiplos lançamentos na tela de pendências e utilizar a opção “Aprovar em massa”.

Ao executar a ação, o sistema valida cada lançamento individualmente:

• Se o usuário pertencer ao grupo de aprovadores vinculado ao lançamento:
  → O item é aprovado normalmente, com registro de usuário e data/hora.
• Se o usuário não for elegível:
  → O item não é aprovado e o sistema sinaliza a restrição.

A validação ocorre item a item, garantindo a integridade do processo. Um mesmo usuário pode aprovar lançamentos de diferentes grupos, desde que pertença aos respectivos grupos.

Envio para o ERP

Após a aprovação, o processo segue o comportamento padrão do módulo, com envio ao ERP e registros
pertinentes, sem mudanças nessa etapa

Notificações

Para lançamentos elegíveis (fluxo simplificado), o PZM envia e-mails de ciência conforme os eventos abaixo:

Alerta de lançamento criado (pendente de aprovação)

Notifica o grupo de aprovadores vinculado ao tipo de lançamento, indicando que há um lançamento disponível para aprovar.

Notificação consolidada por Lote de Lançamentos

Quando a criação dos lançamentos ocorrer em lote, o sistema deverá enviar apenas 1 e-mail consolidado por evento, evitando o envio de múltiplas notificações individuais.

Nesse caso:

• O e-mail apresenta um resumo do lote, contendo quantidade de lançamentos, montante total e empresas envolvidas.
• O envio é realizado para o grupo de aprovadores e líderes vinculados.
• O usuário poderá acessar o detalhamento completo por meio do campo “Acessar lote”.

Para acessar os detalhamentos, basta clicar no campo “Acessar lote”, feito isso, o sistema exibirá todos os processos vinculados ao lote em uma tela à parte, permitindo que haja conferencia detalhada do fluxo.

Alerta de lançamento aprovado (conclusão)

Notifica os líderes vinculados ao elaborador e os usuários do grupo de aprovadores, indicando que o
lançamento foi concluído.

Notificação consolidada por Aprovação em Massa

Quando a aprovação ocorrer em massa, o sistema deverá enviar apenas 1 e-mail consolidado por evento de aprovação, desde que haja mais de um lançamento processado.

Nesse caso:

• O e-mail apresenta um resumo da operação, incluindo quantidade de lançamentos aprovados, usuário executor, data/hora e montante total.
• O envio é realizado para os usuários envolvidos no processo (grupo de aprovadores e líderes vinculados).
• O acesso ao detalhamento ocorre por meio do campo “Acessar lote”, permitindo a consulta individual dos lançamentos.

Para acessar os detalhamentos, basta clicar no campo “Ver Lançamentos Aprovador”, feito isso, o sistema exibirá todos os processos vinculados ao lote em uma tela à parte, permitindo que haja conferencia detalhada do fluxo.

Logs e Rastreabilidade

O recurso registra automaticamente as ações relevantes para auditoria:

• Log de criação do lançamento: histórico do lançamento (usuário criador, data/hora).
• Log de aprovação/reprovação: histórico do lançamento (usuário aprovador, data/hora e decisão)

Caso tenha dúvidas sobre como cadastrar um novo lançamento, por favor, acesse nosso post: → Configurações e Cadastros Gerais de Lançamentos