A Conciliação Automática de Contas Banco permite realizar o cruzamento entre as movimentações registradas no razão contábil e as informações do extrato bancário, auxiliando na identificação automática dos registros conciliados e das diferenças que necessitam de tratamento.

Para utilizar esse processo, a Conta Banco deve estar previamente configurada para conciliação automática, e os documentos necessários para o período devem estar carregados e validados no sistema.

O processo é realizado, de forma resumida, pelas seguintes etapas:

Carga dos documentos → Validação dos dados → Conciliação do Razão x Extrato Bancário → Tratamento das diferenças → Geração da capa de conciliação.

Configuração da Conta Banco

Antes de iniciar o processo, é necessário que a Conta Banco esteja configurada para utilização desse processo.

Na configuração da conta, localize o campo Conciliação Automática e marque a opção Gera Conciliação Automática como Sim.

Após habilitar a funcionalidade, preencha os campos de acordo com o processo que será utilizado:

• Tipo de Matching: determina como será realizado o cruzamento dos registros. Poderá ser Padrão, para cruzamentos de 1 para 1; Agrupado, para utilização de critérios agrupados; ou Híbrido, utilizando as possibilidades disponíveis;
• Tipo de Conciliação Automática: determina o processo de conciliação ao qual a conta será submetida;
• Documentos Exigidos: determina quais documentos serão utilizados no processamento da conta.

Após o preenchimento, clique em Confirmar para salvar a configuração.

O tipo de documento exigido está diretamente relacionado ao Tipo de Conciliação Automática selecionado.

Carga dos documentos para Contas Banco

Após a configuração da Conta Banco, será necessário realizar a carga dos documentos utilizados na conciliação.

Para realizar a carga, acesse:
Processos → Conciliação Automática → Importar Arquivo

Preencha as informações conforme orientações abaixo:

• Tipo de carga: selecione o documento que será carregado;
• Período: informe a competência correspondente aos dados;
• Divisão: selecione a divisão correspondente, quando aplicável;
• Selecionar arquivo: localize o documento no computador ou arraste-o para a área indicada.

Após selecionar o documento, clique em Carregar dados.

O usuário poderá realizar cargas somente para empresas e divisões às quais possui acesso.

Validação dos dados carregados

Após realizar a carga dos documentos, será necessário validar os dados antes de utilizá-los na conciliação automática da conta banco parametrizada.

A validação garante que os registros carregados estejam disponíveis para utilização no processamento da conciliação.

Na tela de validação, informe:

• Tipo de carga;
• Período;
• Divisão, quando aplicável.

Clique em Consultar para localizar os registros carregados.

Selecione os itens desejados e utilize:

• Inserir: para inclusão de novos registros;
• Atualizar: para atualização dos dados existentes.

Somente os documentos validados estarão disponíveis para utilização no processamento da Conciliação Automática.

Consulta dos dados carregados

Após a carga e validação, os registros podem ser consultados por meio da opção Consulta de Cargas.

Nessa tela, é possível visualizar os dados carregados para a empresa e período selecionados.

Para realizar a consulta:

• Informe o Tipo de carga;
• Selecione o Período;
• Informe a Divisão, quando aplicável;
• Clique em Consultar.
  

O sistema apresentará os registros correspondentes aos critérios informados.

Gestão das cargas

A opção Gestão de Cargas permite consultar os arquivos carregados para determinada empresa e período e, quando necessário, realizar a exclusão de uma carga.

Para consultar, acesse Gestão de Cargas e informe:

• Tipo de conciliação;
• Tipo de carga;
• Período;
• Divisão, quando aplicável.
  

Em seguida, clique em Consultar.

Quando uma carga estiver disponível para exclusão, será apresentada a opção Excluir.

A exclusão somente será permitida quando não houver capa gerada ou vínculos de conciliação existentes para os respectivos dados.

Como realizar a conciliação

Após carregar e validar os documentos, o processo de conciliação será realizado na tela Conciliação.

Nessa etapa, o sistema apresenta as informações do razão contábil e do extrato bancário, permitindo realizar o cruzamento dos registros e identificar os itens conciliados ou que ainda necessitam de tratamento.

Para iniciar, informe:

• Tipo de conciliação;
• Período;
• Conta(s) Banco que serão conciliadas;
• Extrato bancário que será utilizado;
• Divisão.

Após preencher os campos obrigatórios, clique em Consultar.

O sistema apresentará os registros do Razão e do Extrato correspondentes à consulta, permitindo seguir com a conciliação automática ou realizar tratamentos manuais quando necessário.

Durante a conciliação, os registros do Razão e do Extrato Bancário são apresentados na tela para acompanhamento.

Quando for necessário realizar um vínculo manual, selecione os registros correspondentes nas duas tabelas e clique em Salvar conciliação manual.

Utilize as opções Validados, Pendentes ou Todos para consultar a situação dos registros.

Caso um vínculo tenha sido realizado incorretamente, utilize a opção Limpar Vínculos. Após a remoção, o vínculo poderá ser realizado novamente.

Após finalizar o cruzamento dos registros, utilize a opção Concluir Conciliação para iniciar a etapa de finalização do processamento e geração das capas.

Nessa etapa, selecione a(s) Conta(s) Banco para as quais as capas deverão ser geradas.

O sistema considerará os dados do razão e do extrato bancário utilizados durante o processamento.

Quando não existirem diferenças, o processo poderá seguir para geração da capa.

Caso sejam identificadas diferenças, será necessário definir como os valores pendentes serão tratados antes da conclusão.

Tratamento das diferenças – Conta Banco

Quando houver diferença entre os valores considerados na conciliação, o sistema permitirá distribuir e justificar a pendência antes da geração da capa.

O tratamento disponível dependerá da quantidade de contas envolvidas no processamento.

Caso a diferença possa estar relacionada a outras contas, será possível escolher como a pendência deverá ser tratada:

• Manter a pendência na conta em processamento: a diferença será registrada na própria conta;
• Transferir a pendência para outra conta: a diferença será direcionada para a conta selecionada;
• Dividir a pendência entre contas: permite distribuir o valor entre duas ou mais contas.

Quando aplicável, informe os valores correspondentes e registre as justificativas necessárias.

Quando duas ou mais contas participarem do mesmo processamento, o sistema reconhecerá as contas envolvidas e permitirá definir onde a diferença deverá ser registrada.

Será possível:

• Distribuir a diferença entre as contas;
• Direcionar integralmente a diferença para uma única conta;
• Registrar a justificativa dos valores pendentes em cada conta.

Após a distribuição, as pendências serão registradas nas respectivas contas e posteriormente apresentadas nas capas correspondentes, mantendo o vínculo com o processamento e os documentos utilizados.

Geração da Capa – Conta Banco

Após realizar o tratamento das pendências, quando aplicável, e não existirem diferenças sem justificativa, a Conciliação da Conta Banco estará pronta para geração da capa.

Clique em Gerar Conciliação para concluir o processamento.

As capas serão geradas e encaminhadas automaticamente, de acordo com as condições necessárias, para o fluxo de aprovação correspondente.

Caso seja necessário realizar a conciliação pelo processo padrão de elaboração, acesse o tópico → Como realizar a conciliação, onde estão disponíveis as orientações para execução desse fluxo.