A configuração do ambiente é uma etapa essencial que deve ser realizada antes da carga do balancete. Esse processo garante que todas as estruturas e parâmetros necessários estejam corretamente definidos, assegurando precisão, consistência e fluidez nas etapas seguintes.

A configuração do ambiente contempla:

• Fluxo de classe contábil: definição e organização das categorias contábeis utilizadas no processo;
• Cadastro de feriados: inclusão das datas de feriados para garantir a correta apuração de prazos e cálculos;
• Motivos de reprovação: cadastro das razões utilizadas para reprovação de processos ou etapas;
• Motivos de ressalva: registro das ressalvas que podem impactar a análise, conclusão ou precisão do balancete.
• Carga de Regra de Conciliação: instruções na capa que definem como tratar e validar as informações durante a conciliação, editáveis pelo elaborador e aprovadores conforme o status.

Classe contábil

As classes contábeis são utilizadas para categorizar as contas de acordo com sua natureza financeira, classificando-as como ativo, passivo ou resultado. Essa classificação é fundamental para a organização das informações contábeis e é amplamente utilizada em relatórios, análises de aging (tempo de pendências em aberto), elaboração de demonstrativos financeiros e apoio à tomada de decisão.
O sistema disponibiliza 29 classes contábeis.

Consulta de classe contábil

Para consultar as classes contábeis cadastradas, acesse:
Operações → Auxiliares → Classe Contábil e clique em Consultar.

Cadastro de classe contábil

Para cadastrar uma nova classe contábil, acesse:
Cadastros → Auxiliares → Classe Contábil.

Na tela de cadastro, informe:

• Código sequencial (não é permitido repetir códigos);
• Nome da classe;
• Tipo (Ativo, Passivo ou Resultado).
  

Cadastro de feriados

O sistema disponibiliza a funcionalidade de cadastro de feriados utilizados no cálculo das conciliações. Esses feriados são considerados dias não úteis e podem ser classificados nas esferas federal, estadual ou municipal.

Atualmente, o cadastro de feriados é utilizado apenas para identificar se um dia é ou não útil, independentemente da esfera de atuação. Essa definição é aplicada de forma global, impactando todas as tarefas e prazos do sistema

Consulta e cadastro de feriados

Para consultar os feriados já cadastrados ou realizar novos cadastros, acesse:
Operações → Auxiliares → Feriados e clique em Consultar.

Cadastro de novos feriados

Para cadastrar um novo feriado, siga os passos abaixo:

• Informe o dia, mês e ano do feriado;
• Selecione a opção Federal no campo Esfera;
• Marque Sim no campo Permanente;
  
  

A opção Permanente não atualiza automaticamente a data do feriado para os anos subsequentes.
Após o preenchimento, clique em Confirmar para salvar o novo feriado.

Motivos de reprovação

Os motivos de reprovação são utilizados para registrar e padronizar as razões pelas quais uma tarefa ou capa de conciliação é rejeitada. Ao reprovar uma tarefa, o usuário deve informar uma justificativa detalhada, por meio de texto livre, explicando o motivo da recusa, e selecionar um motivo de reprovação previamente cadastrado, que representa de forma resumida a causa da reprovação, como, por exemplo, Falta de anexo.

Esses motivos ficam registrados no sistema e são posteriormente refletidos no Relatório de Reprovação das Capas de Conciliação, permitindo a análise das principais causas de reprovação e apoiando a identificação de oportunidades de melhoria nos processos de conciliação.

Cadastro de motivos de reprovação

Para cadastrar um novo motivo de reprovação, acesse:
Cadastros → Auxiliares → Motivos de Reprovações.

Na tela de cadastro:

• Informe o motivo;
• Clique em Confirmar para salvar o registro.
  

Motivos de ressalva

Os motivos de ressalva são utilizados para registrar observações ou pontos de atenção que não comprometem a aprovação do processo, mas que precisam ser formalmente documentados. Eles permitem indicar que, embora o processo não esteja totalmente em conformidade, ele pode seguir com aprovação mediante ressalvas.

Esses motivos são especialmente relevantes no fluxo de aprovação, permitindo que o supervisor contábil, responsável pelo último nível de aprovação, registre observações importantes antes de concluir o processo. Dessa forma, as questões ficam documentadas, garantindo transparência e rastreabilidade, sem interromper o andamento do fluxo.

Todas as tarefas aprovadas com ressalvas ficam disponíveis para consulta no Relatório de Aprovações.

Cadastro de motivos de ressalva

Para cadastrar um novo motivo de ressalva, acesse:
Cadastros → Auxiliares → Motivos de Ressalvas.

Regras de conciliação

As regras de conciliação são instruções textuais que orientam o usuário responsável pela elaboração do processo. Elas definem como as informações devem ser tratadas durante a conciliação, incluindo critérios de correspondência entre transações, resolução de diferenças e correção de inconsistências.

O campo de regras está disponível na capa de conciliação e pode ser visualizado e editado pelo elaborador e pelos aprovadores, de acordo com o status da capa.

Para saber como realizar o processo de carga das regras, acesse o tópico-> Carga de Regra de Conciliação