Checklist de partida

O checklist de partida tem como finalidade exclusiva a associação de responsáveis às contas e não é utilizado para execução de conciliações. O período atribuído a esse checklist é sempre o fictício mês zero (0).

Sempre que uma nova conta for criada, é obrigatório gerar um checklist de partida para realizar a correta vinculação dos responsáveis pela elaboração, revisão e aprovação.

Como esse checklist não é executável, os responsáveis atribuídos não recebem notificações.

Geração do checklist de partida

Para gerar o checklist de partida, acesse:

Processos → Gerar Checklist / Capa de Conciliação.

Para gerar o checklist de partida, siga as orientações abaixo:

• Mova as contas da coluna Disponível para a coluna Gerar;
• Divisão: selecione Todos os itens;
• Periodicidade: selecione Todos os itens;
• Ano/Mês Filtro: informe 0 (zero). Esse campo é utilizado para copiar responsáveis, porém, como se trata de checklist de partida, não haverá responsáveis anteriores a serem buscados;
• Ano/Mês Checklist: informe o mês que está sendo gerado;
• Ano/Mês Base: informe 0 (zero);
• Desmarque o flag Excluir contas sem movimentação;
• Marque o flag Checklist de Partida.

Após o preenchimento dessas informações, prossiga com a geração do checklist.

Associar Responsável

A associação de responsáveis no módulo Partida mantém uma base atualizada de responsáveis por contas e empresas, reaproveitando as atribuições de um mês para o outro.
Como o Partida não utiliza balancete, todas as contas do plano de contas marcadas para conciliação ficam disponíveis para uso contínuo. Para saber mais, acesse o tópico ->

Gerando o checklist que será executado

A geração do checklist para execução, diferentemente do checklist de partida, é destinada à execução das tarefas de conciliação. Nesse processo, o sistema realiza o cálculo das datas e aciona o fluxo de notificações aos responsáveis, garantindo o cumprimento dos prazos definidos.

Por padrão, o sistema gera checklists apenas para contas que possuam saldo final diferente de zero ou que tenham apresentado movimentação no mês. Caso necessário, essa configuração pode ser ajustada para incluir contas com saldo zero e sem movimentação, conforme as regras de processamento definidas no ambiente.

Para gerar o checklist, acesse:
Processos → Gerar Checklist / Capa de Conciliação.

Forma de preenchimento

Para gerar o checklist de execução, preencha os campos conforme orientações abaixo:

• Divisão: selecione uma ou mais divisões para geração do checklist.
  Quando apenas uma divisão for selecionada, o sistema possui limitação de até 1000 contas no plano. Caso o plano de contas seja superior a esse volume, recomenda-se selecionar mais de uma divisão.
• Periodicidade: selecione uma das opções disponíveis ou marque todos os itens, caso deseje gerar para todas as periodicidades.
  Por padrão, o sistema apresentará a opção Mensal selecionada.
• Ano/Mês Filtro: utilizado para copiar os responsáveis de um mês anterior ou do checklist de partida.
• Ano/Mês Checklist: corresponde ao mês em que será realizada a conciliação. Em regra, trata-se do mês subsequente ao mês de competência.
• Ano/Mês Base: corresponde ao mês de competência do balancete.

Por padrão, o flag Excluir contas sem movimentação estará marcado. Caso necessário, essa opção pode ser ajustada conforme a regra de geração desejada.

Alerta da Geração do Checklist

O sistema realiza a análise de cada conta para determinar se uma capa pode ser gerada. Ao término do processamento, é exibido um resumo em formato de janela modal contendo as informações detalhadas do processamento.

O modal apresenta os seguintes dados:

• Data da geração;
• Período do balancete;
• Indicador de exclusão de contas sem movimentação;
• Informando se refere ao checklist de partida;
• Divisão selecionada.
• Quantidade de Contas a Processar ;
• Quantidade de Contas Geradas;
• Quantidade de Contas Não Processadas;
• Mensagem fixa com resultado referente ao cenário indicado.

Quando houver contas não geradas, o modal apresentará

• Os três principais motivos que impediram a geração das capas;
• A quantidade de ocorrências correspondente a cada motivo
• Prévia de até 10 itens não gerados, contendo:
  • Código da conta;
  • Nome da conta;
  • Divisão;
  • Motivo;
  • Detalhes, quando aplicável (por exemplo, conta referência).

Atenção!!! Quando o sistema não gera uma capa para uma conta, ele aponta um motivo principal para isso. Os motivos possíveis são:

• Conta não concilia: a conta está marcada para não ser conciliada.
• Sem saldo no balancete: a conta não tem saldo registrado no balancete.
• Saldo zero no balancete: a conta tem saldo zero, e o sistema ignora esses saldos conforme regra.
• Período fechado: o período para processamento está encerrado, não permitindo o processamento do checklist
• Configuração de datas inválida: as datas ou parâmetros de processamento estão incorretos (exemplo: prazo igual a zero).

Após a geração do checklist, acesse o tópico -> para obter as orientações sobre como realizar a devida elaboração da conciliação.